Spisak usluga sa tarifama
Jedna tabela: naziv usluge, služba, tarifa, posebne tarife po doktoru ili firmi ako postoje.
Prelazak bez prekida rada
Vaši podaci dolaze sa vama: pacijenti, usluge, istorija, dokumenti.
Prelazak na novi sistem ne smije da znači prazan karton i ponovno prekucavanje. Uvozimo ono što imate, iz programa ili iz tabela, pregledate probni uvoz, pa se prelazi služba po služba dok stari program ostaje kao arhiva.
Šta se prenosi
Vrste podataka i izvori koje prihvatamo
| Podaci | Izvor | Napomena |
|---|---|---|
| Pacijenti (osnovni podaci, kontakti, napomene) | Excel/CSV, izvoz baze, XML/JSON | Duplikati se spajaju alatom za duplikate poslije uvoza |
| Usluge, katalog i tarife (po lokaciji i doktoru) | Excel/CSV, izvoz programa | Tarife po firmi i osiguranju uvoze se zajedno sa ugovorima |
| Osoblje, uloge i rasporedi rada | Tabela ili unos pri uvođenju | Dozvole se slažu po vašim ulogama, ne po šablonu |
| Istorija termina i dolazaka | Izvoz programa | Ako program ima čitljiv izvoz; inače od dana prelaska |
| Nalazi i dokumenti (PDF, Word, skenovi) | Fascikle fajlova sa jasnim imenovanjem | Vežu se za pacijenta po matičnom broju ili šifri |
| Snimci (CT, RTG, ortopan) | DICOM fajlovi ili folder sa aparata | Vežu se za pacijenta i prikazuju u DICOM pregledaču |
| Laboratorija (nalozi, rezultati) | Postojeći LIS sa MSSQL bazom | Sinhronizacioni agent prenosi i dalje, bez prekucavanja |
| Firme, osiguranja, ugovori i dugovanja | Tabela ili izvoz | Otvorena dugovanja se unose kao početno stanje |
Kako teče
Šest koraka od izvoza do prelaska
- 1
Pregled izvora
Zajedno utvrdimo šta imate i u kom obliku: program, tabele, fascikle, aparati. Dobijate listu šta se izvozi i ko to radi.
- 2
Izvoz i prijem
Ustanova izvozi podatke ili mi to radimo na licu mjesta uz vaše prisustvo. Fajlovi se predaju šifrovano, nikad e-mailom bez zaštite.
- 3
Probni uvoz
Uvozimo u vašu testnu ustanovu i šaljemo izvještaj: broj zapisa po vrsti, odbačeni redovi i razlog. Vi pregledate uzorak pacijenata i usluga.
- 4
Ispravke
Nejasne redove rješavamo zajedno: dupli pacijenti, usluge sa dva naziva, tarife bez datuma. Ponavljamo probni uvoz dok izvještaj nije čist.
- 5
Konačni uvoz i prelazak
Na dogovoreni dan radimo konačni uvoz i osoblje počinje da unosi u MediDent Cloud. Stari program ostaje dostupan za čitanje.
- 6
Kontrola poslije prelaska
Prve dvije sedmice pratimo uvoz kroz svakodnevni rad: nestali podatak se traži u izvoru i dopunjuje, uz trag u evidenciji.
Šta ustanova priprema
Četiri stvari koje ubrzavaju prelazak
Ništa od ovoga ne traži tehničko znanje. Traži osobu koja poznaje podatke ustanove i ima sat vremena.
Pristup izvozu
Lozinka ili osoba koja može da pokrene izvoz iz starog programa, ili fascikla sa fajlovima ako programa nema.
Osoblje i uloge
Ko radi šta: recepcija, doktori, sestre, laboratorija, računovodstvo. Iz toga pravimo uloge i dozvole.
Odluka o istoriji
Da li se uvozi kompletna istorija termina ili samo pacijenti i otvorene stavke; oba su u redu, važno je odlučiti.
Iskreno o migraciji
Šta migracija može, a šta ne može
Uvoz prenosi podatke, ne i navike. Ako je stari program dopuštao istu uslugu pod tri naziva, u uvozu ćete to vidjeti kao tri usluge i dobićete priliku da ih spojite. Ako su tarife mijenjane bez datuma, uvozimo važeću tarifu, a istorija računa zadržava iznose kakvi su bili. Nalazi iz Worda prenose se kao dokumenti u karton; novi nalazi se pišu po šablonu u sistemu, sa dijagnozama iz šifarnika.
Laboratorija je poseban slučaj: postojeći LIS ne mora da se gasi. Sinhronizacioni agent čita radne naloge, uplate i rezultate iz njegove baze i prenosi ih u karton pacijenta, pa laboratorija radi kao i do sada, a nalaz je u sistemu bez prekucavanja.
Za snimke sa aparata koristimo DICOM: fajlovi ili folder sa aparata vežu se za pacijenta i gledaju u pregledaču unutar kartona. Starije snimke uvozimo po dogovoru, zavisno od obima.
Sigurnost tokom prelaska
Podaci su zaštićeni i dok putuju
- Fajlovi se predaju šifrovano (zaštićeni prenos ili šifrovana arhiva), nikad otvorenim e-mailom.
- Probni uvoz ide u testnu ustanovu koja je odvojena od produkcije i briše se poslije prelaska.
- Ugovor o obradi podataka potpisuje se prije prijema prvog fajla; ustanova ostaje rukovalac.
- Svaki uvoz ostavlja trag u evidenciji: ko je šta uvezao, kada i sa kojim izvještajem.
- Izvorni fajlovi se brišu sa naših sistema poslije potvrde ustanove da je prelazak završen.
Detaljan vodič sa iskustvima iz prelazaka: Prelazak sa postojećeg programa bez prekida rada.
Česta pitanja
Pitanja o temi: migracija podataka
Iz kojih programa možete uvesti podatke?
Iz svakog koji može da izveze podatke u čitljivom obliku: Excel ili CSV, izvoz baze (SQL, MSSQL, Access), XML ili JSON. Za laboratorijske sisteme sa MSSQL bazom imamo sinhronizacioni agent koji podatke prenosi i poslije prelaska. Ako program nema izvoz, pomažemo da se podaci izvuku iz baze.
Koliko traje migracija?
Probni uvoz pacijenata, usluga i tarifa obično je gotov za nekoliko dana od prijema fajlova. Istorija termina, dokumenti i snimci zavise od obima i formata; kompletna ustanova sa više službi prelazi u roku od nekoliko sedmica, služba po služba.
Da li stari program mora da se gasi odmah?
Ne. Preporučujemo paralelni rad: stari program ostaje dostupan za čitanje dok se tim ne osjeti sigurno, a novi unosi idu u MediDent Cloud od dogovorenog dana. Poslije toga stari program služi samo kao arhiva.
Šta sa papirnim kartonima?
Papirni kartoni se ne prekucavaju. Pacijenti se uvezu iz spiska, a istorija se dopunjuje pri prvom dolasku ili skeniranjem dokumenata u karton. Sistem ima polje za napomenu o lokaciji papirnog kartona.
Ko odgovara za tačnost prenesenih podataka?
Svaki uvoz prolazi kroz probnu fazu u kojoj ustanova pregleda uzorak i izvještaj o uvozu: broj zapisa, odbačeni redovi i razlog. Konačni uvoz ide tek poslije vaše potvrde, a sve je zabilježeno u evidenciji.
Pogledajte sistem na procesima iz vaše ustanove
Prezentacija traje oko 45 minuta, online ili kod vas. Prolazimo kroz vaše službe i tokove rada, bez obaveze i bez prodajnog pritiska.