Prelazak sa postojećeg programa na novi sistem, bez prekida rada ordinacije

Strah od prelaska je često veći od straha od starog programa. Razumljivo: u starom programu su godine kartona, a ustanova ne može zatvoriti vrata na sedmicu dana. Dobra vijest je da prelazak ne mora biti događaj. Može biti niz malih koraka u kojima nijednog dana recepcija ne ostaje bez alata.

Šta se prenosi, a šta ne

Prvo razdvojimo podatke po vrijednosti i po tome koliko ih je lako izvući iz starog programa.

Prenosi se uvijek: pacijenti sa osnovnim podacima i kontaktima, usluge i cjenovnici, osoblje sa ulogama, firme i ugovori ako postoje. Ovo su tabele koje svaki program može izvesti, bar u Excel, i uvoze se prije prvog dana.

Prenosi se ako stari program dozvoli: istorija termina, nalazi, dijagnoze, snimci, računi. Zavisi od toga može li stari program izvesti podatke u čitljivom obliku. Kad može, prenosimo; kad ne može, radimo probni uvoz pa odlučujemo šta vrijedi truda.

Ne prenosi se nego se skenira po potrebi: stari papirni kartoni. Ne prekucava ih niko. Kad pacijent sa starim kartonom dođe, karton se skenira i zakači uz pacijenta u novom sistemu, a sve novo nastaje elektronski. Poslije godinu dana većina aktivnih pacijenata ima kompletan karton u sistemu, a stari papir se nikad nije prekucavao.

Probni uvoz prije pravog

Svaki prenos radimo dvaput. Prvi put na testnoj ustanovi u sistemu, gdje vaš tim provjerava uzorak: da li su pacijenti dobro upareni, da li cijene odgovaraju, da li su dijakritike na mjestu. Greške u podacima iz starog programa, a uvijek ih ima, isprave se tu. Tek onda ide konačni uvoz, u terminu koji ne prekida rad, obično uveče ili vikendom, ali samo za podatke, ne za ljude.

Redoslijed po službama

Prelazak nikad ne ide za sve službe odjednom. Redoslijed koji radi:

1. Recepcija i zakazivanje. Prvi dan recepcija zakazuje u novom sistemu, a stari ostaje otvoren za uvid. Koristi se odmah vidi: vremenska linija, podsjetnici.
2. Karton i nalazi. Ljekari dobijaju pacijente koji su već u sistemu i svoje šablone nalaza, pripremljene unaprijed iz onoga što već koriste.
3. Naplata. Kad karton radi, račun nastaje iz obavljene usluge. Podešavaju se kase, firme kao platioci, honorari.
4. Laboratorija, radiologija, medicina rada, stacionar. Svaka služba kad su prethodne stabilne, uz povezivanje aparata i postojećeg laboratorijskog sistema.

Stari program se gasi tek kad posljednja služba radi u novom i kad niko više ne otvara stari radi uvida. To je obično nekoliko sedmica, ne dana, i to je u redu.

Ljudi, ne tehnika

Najčešći razlog neuspjelog prelaska nije podatak koji se nije prenio nego ljekar koji je prvog dana otvorio prazan ekran bez svog šablona nalaza. Zato se šabloni nalaza prepisuju iz Worda prije nego ljekar prvi put sjedne za sistem. Isto važi za recepciju: obuka se radi na njihovim stvarnim pacijentima i stvarnom rasporedu, ne na demo podacima.

Jedna osoba u ustanovi mora biti vlasnik prelaska: donosi odluke o podešavanjima, skuplja pitanja i prenosi ih podršci. Bez te osobe svaka služba podešava po svom i rezultat je haos koji se poslije pripiše programu.

Šta tražiti od proizvođača

• plan prelaska po službama sa rokovima, napisan
• probni uvoz prije konačnog
• ko uvozi podatke i šta se dešava ako stari program ne može izvesti nalaze
• obuka po ulogama, na vašim podacima
• koliko dugo stari program može raditi paralelno bez dodatnog troška

Kako to radimo mi, uključujući šta je u pretplati a šta se plaća jednom, piše na stranicama Cijene i uvođenje i Podrška i uvođenje.