8 modula u grupi
Zakazivanje i komunikacija sa pacijentima
Raspored koji se sam puni: vremenska linija po ljekarima i salama, podsjetnici, lista čekanja, pozivi na kontrolu i portal za pacijente.
Modul 1 od 8
Termini i vremenska linija
Dnevni, sedmični i mjesečni kalendar i vremenska linija po ljekarima, salama i aparatima. Vlastiti tipovi termina, grupno pomjeranje, kontrola konflikata i brana naplate za termine bez ishoda.
Recepcija zakazuje iz vremenske linije na kojoj su svi ljekari, sale i aparati jedan ispod drugog. Tipove termina ustanova definiše sama: naziv, boja, podrazumijevano trajanje i šta termin zauzima. Kad ljekar iznenada ne radi, njegovi termini se označe i grupno pomjere, a pacijenti dobiju obavještenje. Brana naplate ne dozvoljava da dan prođe sa terminom bez ishoda: došao, nije došao, otkazao, naplaćeno. Termin nosi vezu sa pregledom, nalazom i računom.
Za koga: Recepciji svake ustanove; osnova za laboratoriju, medicinu rada i opremu.
Modul 2 od 8
Lista čekanja
Pacijenti koji čekaju raniji termin dobijaju oslobođeni termin po prioritetu; recepcija vidi ko čeka i koliko dugo.
Pacijent se dodaje na listu sa željenim ljekarom, periodom i prioritetom. Kad se termin oslobodi, recepcija vidi kandidate po redu i prebacuje pacijenta u termin jednim klikom; uklanjanje sa liste traži razlog. Medicina rada ima vlastitu listu čekanja po radnom nalogu i firmi.
Za koga: Ordinacijama sa dugim čekanjem i službama sa grupnim pregledima.
Modul 3 od 8
Raspored rada doktora
Sedmični rasporedi, smjene, posebni dani i odsustva. Zakazivanje nudi samo termine kada ljekar stvarno radi, na svakoj lokaciji.
Za svakog ljekara se podešava sedmični raspored po lokaciji, smjene i izuzeci (praznici, kongresi, skraćeni dani). Odobreno odsustvo automatski blokira termine. Sedmični pregled pokazuje upravi ko kada radi na kojoj lokaciji, a zakazivanje u tom vremenu ne dozvoljava termin van rasporeda.
Za koga: Poliklinikama sa više ljekara, smjena i lokacija.
Modul 4 od 8
Pozivi na kontrolu
Pravila po usluzi (na primjer kontrola za 6 ili 12 mjeseci), radna lista za recepciju i automatsko slanje SMS ili Viber poziva na kontrolu.
Ustanova definiše pravila: koja usluga okida podsjetnik, poslije koliko vremena i kojim šablonom poruke. Dospjeli podsjetnici se slažu u radnu listu recepcije, odakle se šalju grupno ili automatski, označavaju kao zakazani ili odbacuju sa razlogom. Pacijenti se vraćaju na kontrolu bez ručnog pozivanja.
Za koga: Stomatologiji, ginekologiji, oftalmologiji i svakoj službi sa periodičnim kontrolama.
Modul 5 od 8
SMS i Viber notifikacije
Podsjetnici i potvrde termina preko SMS-a i Vibera, sa šablonima, pravilima slanja, zaštitom od slanja noću i evidencijom isporuke.
Poruke se šalju preko domaćih operatera, po šablonima sa promjenljivim (ime, datum, ljekar, lokacija). Pravila određuju kada se šalje podsjetnik, mirne sate kad se ne šalje i kanal (Viber pa SMS kao rezerva). Krediti i trošak po poruci vidljivi su u sistemu, a dnevnik isporuke pokazuje šta je stiglo. Pacijent može isključiti obavještenja.
Za koga: Svim ustanovama koje zakazuju termine.
Modul 6 od 8
Portal za pacijente
Pacijent vidi svoje termine, nalaze koje mu ustanova podijeli, terapije i račune, bez poziva na recepciju.
Pacijent dobija pristup portalu sa odvojenom prijavom. Vidi predstojeće termine i istoriju posjeta, nalaze i dokumente koje ustanova označi za dijeljenje, aktuelnu terapiju i račune. Ustanova odlučuje šta se dijeli automatski, a šta ručno. Portal smanjuje pozive „kad je moj termin“ i „može li mi nalaz na mail“.
Za koga: Ustanovama koje žele rasteretiti recepciju i dati pacijentu uvid.
Modul 7 od 8
Interne poruke
Razgovori između osoblja u realnom vremenu: direktne poruke, grupe i kanali po službi, uz obavještenja u aplikaciji. Bez Vibera za interne stvari.
Direktne poruke između dvoje zaposlenih, grupe za tim i kanali po službi sa pristupom po ulozi. Poruka može nositi vezu na pacijenta ili termin, pa „pogledaj nalaz od jutros“ vodi direktno na nalaz. Obavještenja u aplikaciji stižu u realnom vremenu, a razgovori ostaju u sistemu ustanove, ne na privatnim telefonima.
Za koga: Poliklinikama sa više službi i smjena.
Modul 8 od 8
Upiti i potencijalni pacijenti
Evidencija upita sa sajta, telefona i preporuka, praćenje do zakazanog prvog pregleda i izvještaj o izvorima.
Svaki upit (poziv, poruka, forma sa sajta, preporuka) upisuje se sa izvorom i statusom. Recepcija ga prati do zakazivanja prvog pregleda, kad upit postaje pacijent sa kartonom. Izvještaj pokazuje koji izvori dovode pacijente, a koji samo troše vrijeme.
Za koga: Ustanovama koje ulažu u marketing i žele znati šta radi.
Česta pitanja
Pitanja o temi: zakazivanje i komunikacija sa pacijentima
Kako sistem smanjuje nedolaske?
Automatskim SMS i Viber podsjetnicima u vrijeme koje ustanova podesi, listom čekanja koja odmah popuni otkazani termin i pozivima na kontrolu po usluzi. Statistika nedolazaka po ljekaru pokazuje gdje raspored curi.
Može li recepcija voditi više doktora, sala i aparata istovremeno?
Da. Vremenska linija prikazuje sve resurse uporedo; termin se prevlači mišem, a sistem upozorava na konflikt sale ili aparata i nudi samo vrijeme kada ljekar stvarno radi.
Šta pacijent vidi u portalu?
Svoje termine, istoriju posjeta, nalaze i dokumente koje mu ustanova podijeli, terapije i račune. Ustanova odlučuje šta se dijeli.
Pogledajte sistem na procesima iz vaše ustanove
Prezentacija traje oko 45 minuta, online ili kod vas. Prolazimo kroz vaše službe i tokove rada, bez obaveze i bez prodajnog pritiska.