Digitalizacija poliklinike korak po korak: od papirnog kartona do cloud sistema

Najčešći strah uprave poliklinike pred digitalizaciju nije cijena nego zastoj: „šta ako nam stane rad“. Strah je opravdan kad se prelazak planira kao jedan događaj. Kad se planira kao niz malih koraka po službama, zastoja nema, a svaka služba vidi korist prije nego što sljedeća krene. Ovo je redoslijed koji koristimo pri uvođenju MediDent Cloud sistema u poliklinike u BiH i Srbiji.

Prije prvog dana: podaci i mreža

Dvije stvari se rade prije nego iko sjedne za novi sistem. Prva su podaci: spisak usluga sa cijenama, osoblje sa ulogama, memorandum ustanove, numeracije dokumenata i uvoz pacijenata iz starog programa ili tabela. Druga je mreža: stabilan internet sa rezervnom vezom, štampači dostupni iz svake ordinacije i provjera računara. Ako ustanova nema ko da to pogleda, radimo to u sklopu IT infrastrukture.

Korak 1: recepcija i zakazivanje

Recepcija je prva jer kroz nju prolazi svaki pacijent i jer su koristi odmah vidljive: vremenska linija po ljekarima i salama, SMS podsjetnici, lista čekanja. Prvih dana recepcija zakazuje u novom sistemu, a stari program ostaje otvoren za uvid u istoriju. Obuka traje nekoliko sati; recepcija sistem savlada za dva do tri dana rada.

Korak 2: karton i nalazi

Kad recepcija radi, ljekari dobijaju pacijente koji su već u sistemu i počinju pisati nalaze. Ključno je da svaki ljekar unaprijed dobije svoje šablone nalaza, prepisane iz onoga što već koristi u Wordu. Ljekar koji prvog dana ima svoj šablon prihvata sistem; ljekar koji mora da ga pravi sam, odbija ga. Stare kartone ne prekucavamo: istorija se po potrebi skenira i kači uz pacijenta, a sve novo nastaje u sistemu.

Korak 3: naplata

Naplata ide poslije kartona, jer račun nastaje iz obavljene usluge. Ovdje se podešavaju kase po lokaciji, predračuni, firme i osiguranja kao platioci, honorari ljekara i izvoz za knjigovođu. Prvi puni mjesec u sistemu daje prvi izvještaj prihoda po službi i ljekaru, i to je trenutak kad uprava obično prestane da pita „zašto smo ovo radili“.

Korak 4: laboratorija

Laboratorija se uvodi kad su recepcija i naplata stabilne, jer radni nalog nastaje na prijemu, a naplaćuje se na kasi. Ako laboratorija već ima svoj softver ili analizator, povezujemo ga sa sistemom tako da rezultati stižu u karton automatski. Laboratorija radi kao i do sada, a ljekar nalaz vidi čim je izdat.

Korak 5: radiologija i aparati

RTG, CT i ultrazvuk zahtijevaju provjeru načina prenosa sa konkretnog aparata, pa ih planiramo posebno. Cilj je da snimak uđe u tok očitavanja: tehničar snimi, radiolog očita i potpiše, ljekar koji je uputio pacijenta vidi nalaz i snimak u kartonu. Istovremeno se uvode sobe i oprema sa rasporedom rada uređaja.

Korak 6: medicina rada, stacionar i ostale službe

Službe sa zakonskim protokolima (medicina rada, sterilizacija) i stacionar idu poslije osnovnog toka, jer se oslanjaju na karton, naplatu i firme koje su već podešene. Medicina rada dobija protokole sa numeracijom i uređive obrasce, stacionar sobe, krevete, terapijsku listu i obračun bolničkih dana.

Korak 7: uprava i izvještaji

Kad sve službe rade u sistemu, uprava dobija ono zbog čega je sve počelo: prihod po službi, ljekaru i lokaciji, popunjenost termina, nedolaske, dugovanja firmi, istoriju isplata, sve na jednom ekranu i bez Excela. Tek tada se podešavaju kontrolne table po odjeljenju i prilagođavaju uloge do kraja.

Tri greške koje viđamo

• Prelazak preko vikenda. Sve službe odjednom, u ponedjeljak haos, u srijedu povratak na staro. Služba po služba je sporije na papiru, a brže u stvarnosti.
• Ljekari bez šablona. Prvi utisak ljekara odlučuje. Šabloni nalaza moraju biti gotovi prije nego ljekar prvi put otvori sistem.
• Niko nije vlasnik projekta. U ustanovi treba jedna osoba koja odlučuje o podešavanjima i prenosi pitanja. Bez nje svako podešava po svom.

Koliko to traje

Prva služba radi u sistemu za nekoliko dana. Poliklinika sa četiri do pet službi i jednom lokacijom obično je u potpunosti u sistemu za četiri do osam sedmica, zavisno od broja aparata i količine podataka za prenos. Više lokacija se dodaje kad je prva stabilna, i to je najbrži dio, jer je sve već podešeno. Šta je u pretplati, a šta se plaća jednom, piše na stranici Cijene i uvođenje.