Kako izabrati softver za privatnu zdravstvenu ustanovu: 12 pitanja pred odluku

Izbor informacionog sistema je odluka na pet do deset godina. Program se mijenja rijetko, jer prelazak košta vrijeme osoblja i živce uprave, pa se greške iz prvog izbora vuku godinama. Ova lista je nastala iz razgovora sa poliklinikama i ordinacijama u Bosni i Hercegovini i Srbiji koje su mijenjale softver: pitanja koja su poželjele da su postavile ranije.

1. Gdje su podaci i kako ih dobijamo nazad?

Pitajte konkretno: u kojoj državi su serveri, ko ima pristup, kako se rade rezervne kopije i, najvažnije, šta se dešava sa podacima ako prekinete saradnju. Dobar odgovor je: podaci su vaši, izvoze se u standardnim formatima na zahtjev, a brišu se po isteku ugovorenog roka uz potvrdu. Loš odgovor je bilo koji koji izbjegava temu.

2. Da li je karton pacijenta jedan kroz sve službe?

Poliklinika sa laboratorijom, radiologijom i specijalističkim pregledima najčešće zatiče tri programa i tri baze pacijenata. Svaki novi dolazak pacijenta u drugu službu znači ponovni unos, a alergija upisana u jednoj službi nevidljiva je u drugoj. Tražite sistem u kome su službe moduli nad istim kartonom, a ne odvojeni programi koji se „integrišu“.

3. Kako se povezuju naši aparati?

Laboratorijski analizatori, RTG, CT i ultrazvuk proizvode podatke koje neko mora unijeti u karton. Pitajte da li se rezultati iz vašeg postojećeg laboratorijskog softvera prenose automatski, da li snimci stižu DICOM prenosom i ko to podešava. Tražite da vam to pokažu na vašem modelu aparata, ne na slajdu.

4. Šta sistem radi sa zakonskim evidencijama?

Medicina rada traži protokole sa neprekinutom numeracijom, sterilizacija dnevnik sa indikatorima i potpisom, zaštita podataka evidenciju pristupa i saglasnosti pacijenata. Ako se to „može voditi u Wordu“, sistem to nema. Evidencije moraju biti ugrađene, sa numeracijom koju niko ne može preskočiti i zapisima koji se ne mogu naknadno mijenjati.

5. Kako se naplaćuju firme i osiguranja?

Sistematski pregledi za preduzeća i pregledi osiguranika ne idu preko kase. Pitajte da li sistem vodi firme kao platioce sa ugovorom i cjenovnikom, da li fakturiše pravnom licu odvojeno od kase i da li vidite dug po firmi. Bez toga će neko svakog mjeseca ručno praviti spiskove.

6. Kako se obračunavaju honorari ljekara?

U privatnim ustanovama ljekari često rade po procentu ili po usluzi, ponekad više njih na istoj usluzi. Pitajte kako sistem računa honorar i da li ljekar sam vidi svoju zaradu. Tabela na kraju mjeseca je izvor stalnih prepirki.

7. Ko šta smije da vidi?

Recepcija ne mora vidjeti nalaze, sestra ne mora vidjeti plate, ljekar ne mora vidjeti pacijente drugog ljekara. Pitajte koliko je dozvola u sistemu i da li uloge možete sami prilagoditi. Pitajte i za evidenciju pristupa: kad inspekcija ili pacijent pita ko je gledao karton, odgovor mora postojati.

8. Da li radi na više lokacija bez nove instalacije?

Čak i ako danas imate jednu lokaciju, pitajte šta se dešava kad otvorite drugu. Dobar odgovor je: nova lokacija se dodaje u isti sistem, sa svojim osobljem i kasom, a vlasnik gleda objedinjene izvještaje. Loš odgovor je nova instalacija i novi server.

9. Šta radi kad nestane internet, a šta kad stane server?

Cloud sistem traži internet, pa pitajte za rezervnu vezu. Lokalni sistem traži server, pa pitajte ko ga održava, ko radi rezervne kopije i ko ih je ikada probao vratiti. Oba modela imaju cijenu; važno je da je znate unaprijed.

10. Kako izgleda uvođenje i ko obučava osoblje?

Tražite plan po službama: šta ide prvo, koliko traje, ko uvozi podatke iz starog programa i da li stari program radi paralelno. Pitajte ko obučava osoblje i šta se dešava kad za pola godine dođe novi radnik.

11. Ko daje podršku i na kom jeziku?

Podrška preko tiketa iz same aplikacije, telefon i e-mail, na vašem jeziku, od ljudi koji sistem razvijaju. Pitajte koliko traje odgovor i da li podrška košta dodatno.

12. Šta tačno ulazi u cijenu?

Pretplata, uvođenje, obuka, prenos podataka, SMS poruke, dodatni prostor za snimke, nove lokacije, novi moduli. Tražite ponudu u kojoj je svaka stavka napisana, pa je uporedite sa ukupnim troškom lokalnog sistema: server, licence, održavanje i tehničar koji dolazi kad nešto stane.

Kako to izgleda u MediDent Cloud sistemu

Pisali smo ovaj tekst i kao listu po kojoj nas sami provjeravate. Podaci su na serverima u Evropskoj uniji i izvoze se na zahtjev; karton je jedan kroz sve službe; laboratorijski softver i aparati se povezuju tako da rezultati stižu automatski; protokoli, sterilizacija, saglasnosti i evidencija pristupa su ugrađeni; firme i osiguranja su platioci; honorari se računaju po usluzi ili procentu; preko 400 dozvola slaže se u uloge; nove lokacije se dodaju u isti sistem; cijena je mjesečna pretplata sa svim stavkama u ponudi. Ostalo provjerite na prezentaciji, na primjerima iz svoje ustanove.