Firme i osiguranja kao platioci: kako naplatiti preglede zaposlenih bez haosa u kasi

Prvi ugovor sa firmom je dobra vijest za svaku privatnu ustanovu: stalan priliv pacijenata i siguran platilac. Loša vijest dolazi na kraju mjeseca, kad neko mora da sabere ko je od radnika došao, šta je urađeno, koliko to košta po ugovoru i koliko firma već duguje. U ustanovama koje to rade u tabeli, dio naplate se jednostavno izgubi.

Tri vrste platilaca

Pacijent plaća na kasi, odmah. Najjednostavniji slučaj i jedini koji većina programa dobro radi.

Firma plaća za svoje zaposlene: sistematske preglede, preglede medicine rada, ugovorene pakete. Plaća fakturom, poslije, po cjenovniku iz ugovora koji se razlikuje od cjenovnika za pacijente.

Osiguranje plaća za osiguranike po polici, često dio iznosa, uz učešće pacijenta. Traži podatke o polici i izvještaj po osiguraniku.

Sistem mora znati sva tri u trenutku kad se usluga upisuje, jer tada se odlučuje ide li iznos u kasu, na fakturu ili i jedno i drugo.

Šta firma treba da ima u sistemu

• ugovor sa periodom važenja i uslovima
• cjenovnik po firmi, često drugačiji od standardnog
• spisak zaposlenih vezanih za firmu, da se radnik na prijemu odmah prepozna
• kontakt osobu i podatke za fakturisanje
• radni nalog za grupne akcije: četrdeset sistematskih pregleda pod jednim nalogom sa svim pacijentima, uslugama, troškovima i materijalom

Odvojeno od kase

Najčešća greška je da pregled koji plaća firma prođe kroz dnevnu kasu kao gotovinski račun, pa se poslije „popravlja“. Kasa tada ne odgovara stvarnom novcu, a firma dobija fakturu koja se ne slaže sa evidencijom. Pravilno: usluga se upisuje na pacijenta, platilac je firma, iznos ide na fakturu pravnom licu za period ili po nalogu, a kasa ostaje tačna.

Kad firma plaća dio

Sistematski pregled plaća firma, a radnik želi dodatni nalaz koji ugovor ne pokriva. Ili osiguranje pokriva dio, a pacijent učešće. To je jedan termin, jedan karton i dva platioca. Sistem mora podijeliti iznos u trenutku pregleda: dio na fakturu, dio na kasu, sa jasnim računom za pacijenta.

Dug po firmi na jedan pogled

Fakturisano, plaćeno, dospjelo, u kašnjenju, po firmi i periodu. Bez tog pregleda naplata firmi se pretvara u sjećanje računovođe. Uz to ide i izvoz za knjigovođu u kome su fakture firmama u KIF-u uz račune iz kase, sa neprekinutom numeracijom.

Izvještaj koji firma traži

Firma na kraju akcije traži spisak: ko je došao, šta je urađeno, ko nije došao. Medicina rada uz to traži i protokolske brojeve uvjerenja. Izvještaj po radnom nalogu to daje za minut, bez prepisivanja iz kalendara.

Lista za provjeru

• Postoji li firma kao platilac sa ugovorom i vlastitim cjenovnikom?
• Mogu li se zaposleni vezati za firmu i prepoznati na prijemu?
• Ide li faktura firmi odvojeno od kase, sa pregledom duga?
• Može li isti pregled platiti firma dijelom, a pacijent ostatak?
• Postoji li radni nalog za grupne akcije sa izvještajem za firmu?

Kako su firme, osiguranja i radni nalozi riješeni u sistemu, piše u katalogu modula i na stranici Softver za medicinu rada.