Fiskalizacija za ordinacije i poliklinike: šta treba znati pred izbor softvera

Fiskalizacija je tema oko koje se u ustanovama najviše nagađa, a najmanje provjerava. Razlog je jednostavan: propisi se razlikuju po zemlji, mijenjaju se, a prodavci softvera na pitanje „podržavate li fiskalizaciju“ odgovaraju potvrdno bez detalja. Ovaj tekst ne tumači propise, za to su nadležni organi i knjigovođa. Objašnjava kako se fiskalizacija uklapa u informacioni sistem ustanove i šta provjeriti prije odluke.

Šta se fiskalizuje, a šta ne

U svakodnevnom radu privatne ustanove novac dolazi iz tri izvora i ne tretira se isto:

• Naplata od pacijenta na kasi, gotovinom ili karticom. Ovo je promet koji se fiskalizuje: izdaje se fiskalni račun u skladu sa propisima zemlje.
• Fakture pravnim licima: preduzećima za sistematske preglede, osiguranjima za osiguranike. Idu kroz knjigovodstvo kao bezgotovinske fakture, po pravilima koja važe za fakturisanje između pravnih lica.
• Predračuni i avansi: ponuda nije promet, a uplata unaprijed ima svoj tretman koji zavisi od zemlje i modela.

Softver mora znati u koju grupu stavka spada u trenutku naplate, jer se fiskalni račun ne može izdati naknadno „kad se sabere“. Sistem u kome recepcija bira platioca pri naplati, pa se fiskalni račun izda za ono što plaća pacijent, a faktura za ono što plaća firma, rješava to automatski.

Modeli po zemljama se razlikuju

Zemlje regiona nemaju isti model. Negdje postoje fiskalni uređaji (štampači ili kase) koje treba povezati sa softverom, negdje elektronska fiskalizacija preko servisa poreske uprave, negdje kombinacija, a pravila se u posljednjih nekoliko godina mijenjaju. Zato opšta izjava „podržavamo fiskalizaciju“ ne znači ništa bez tri podatka: za koju zemlju, za koji model i za koji uređaj ili servis.

Pitanje za proizvođača softvera glasi: „Pokažite mi kako se u vašem sistemu izdaje fiskalni račun u mojoj zemlji, sa uređajem ili servisom koji ja imam ili treba da nabavim.“ Ako odgovor nije demonstracija, nego obećanje, tražite ga napismeno u ponudi sa rokom.

Povezivanje uređaja

Kad model traži fiskalni uređaj, on se povezuje sa računarom recepcije i sistemom. Praktična pitanja koja odlučuju da li će recepcija to koristiti ili zaobilaziti:

• izdaje li se fiskalni račun iz samog sistema, jednim klikom, ili se iznos prekucava u kasu
• šta se dešava kad uređaj ne radi: može li se naplata evidentirati i fiskalizovati kasnije po pravilima, ili recepcija staje
• kako se povezuje na više računara ili lokacija
• ko održava uređaj, drajvere i sertifikate kad se promijene

Ovo je razlog zašto fiskalni uređaj spada u IT infrastrukturu ustanove, zajedno sa mrežom i štampačima, a ne u „sitnicu koju će neko riješiti“.

Storno i ispravke

Fiskalizovani račun se ne briše. Ispravka ide po pravilima fiskalizacije (storno račun, refundacija), a sistem mora pratiti isti princip: originalni dokument ostaje, storno je novi dokument sa vezom na original, kasa i izvještaji se usklađuju automatski. Softver koji dozvoljava brisanje izdatih računa pravi nesklad između fiskalnog i internog prometa koji se otkriva pri kontroli.

Knjigovođa kao saveznik

Prije izbora softvera razgovarajte sa knjigovođom o tome kakve izvještaje treba: KIF sa fiskalnim računima i fakturama firmama, dnevni fiskalni izvještaj uz dnevnu kasu, evidencija storna. Sistem koji to izvozi po periodu štedi knjigovođi sate i ustanovi novac. Knjigovođa će vam reći i koji model fiskalizacije važi za vašu djelatnost i oblik registracije, što je bolji izvor od bilo kog prodavca.

Lista pitanja za proizvođača

1. Za koju zemlju i koji model fiskalizacije sistem radi danas, uživo?
2. Koji uređaji ili servisi su podržani i ko ih povezuje?
3. Kako se razdvaja naplata od pacijenta od fakture firmi pri istom pregledu?
4. Šta se dešava kad uređaj ili servis ne radi?
5. Kako se radi storno fiskalizovanog računa u sistemu?
6. Šta dobija knjigovođa i u kom formatu?
7. Šta se dešava kad se propis promijeni: ko radi izmjenu i koliko košta?

Kako to radimo mi

Naplata u sistemu razdvaja platioce pri svakom pregledu, storno je uvijek sa tragom, a KIF, KUF i dnevna kasa se izvoze po periodu. Fiskalne uređaje isporučujemo i povezujemo u sklopu IT infrastrukture, po modelu koji važi u zemlji ustanove, i to provjeravamo sa vama prije ponude, na vašem konkretnom slučaju, a ne opštom izjavom. Tekst nije poreski ni pravni savjet.