Medicina rada: protokoli, numeracija i šta inspekcija traži da vidi

Medicina rada živi od evidencija. Svaki pregled ima protokolski broj, svako uvjerenje svog potpisnika, svaka firma svoj ugovor. Papirni protokol je to rješavao sveskom i olovkom, sa jednim problemom: kad dvije osobe pišu istovremeno, brojevi se preskoče ili ponove, a inspekcija to vidi na prvi pogled. Ovaj tekst je o tome šta elektronski protokol mora raditi da bude bolji od sveske, a ne samo brži.

Numeracija koja se ne može pokvariti

Osnovni zahtjev: redni brojevi po godini, bez rupa i bez duplikata, za svaki tip dokumenta. U elektronskom sistemu to znači brojač koji dodjeljuje broj u trenutku izdavanja, zaštićen od istovremenog rada više korisnika, i koji ne dozvoljava ručni unos broja. Više tipova dokumenata može dijeliti jedan brojač ako služba tako vodi evidenciju; bitno je da pravilo bude podešeno jednom i da ga sistem sprovodi.

Pitanje za svaki softver: šta se dešava sa brojem ako se dokument obriše? Odgovor mora biti da se dokument ne briše, nego stornira, a broj ostaje zauzet sa oznakom storna. Rupa u numeraciji je gora od storniranog dokumenta.

Obrasci koji prate propis, ne programera

Obrasci uvjerenja i protokola se mijenjaju, po propisu i po praksi službe. Ako svaku izmjenu mora raditi programer, služba radi na zastarjelom obrascu ili dopisuje rukom. Obrazac mora biti uređiv u samom sistemu: sekcije, polja, tekst uvjerenja, po grupama dokumenata, od strane ovlaštene osobe u službi.

Štampa koja sjeda na memorandum

Dio službi štampa na pred-štampane obrasce ili memorandum, gdje tekst mora sjesti u polja na milimetar. Sistem mora imati kalibraciju po štampaču, jer dva štampača iste marke ne štampaju identično. Druge službe štampaju sa zaglavljem iz sistema; i jedno i drugo mora raditi bez podešavanja margina svaki put.

Sistematski pregledi za firme

Tu medicina rada prestaje da liči na ordinaciju. Firma pošalje spisak od četrdeset radnika, pregledi se zakazuju grupno, svaki radnik prolazi više ljekara, a faktura ide firmi, ne radniku. Softver mora:

• voditi firmu kao platioca sa ugovorom i cjenovnikom
• otvoriti radni nalog po firmi pod kojim su svi radnici, pregledi i dokumenti
• zakazivati grupno, sa listom čekanja za radnike koji nisu došli
• fakturisati pravnom licu odvojeno od dnevne kase, sa pregledom duga po firmi
• omogućiti ljekaru da uz protokol napiše i običan specijalistički nalaz, direktno sa naloga

Potpis i zaključavanje

Uvjerenje poslije potpisa ljekara ne smije se mijenjati. Elektronski potpis u sistemu zaključava dokument; ispravka ide kao storno sa razlogom i novi dokument. Sistem mora pamtiti ko je i kada potpisao, i ko je kasnije pokušao mijenjati. To je ono što razlikuje evidenciju od tekst-dokumenta.

Šta inspekcija traži

U praksi inspekcija traži: protokol za period sa neprekinutom numeracijom, uvjerenja koja odgovaraju protokolu, potpisnike sa licencama, i dokaz da se evidencija ne može naknadno prepravljati. Elektronski sistem koji to štampa za minut, sa evidencijom pristupa uz to, prolazi lakše od sveske, pod uslovom da je građen sa ovim zahtjevima u startu, a ne naknadno dopisan.

Teren i više lokacija

Služba koja radi preglede na terenu, u pogonu ili na gradilištu, treba naloge van ustanove sa troškovima i mogućnost da se dokumentacija završi po povratku. Služba u sklopu poliklinike treba iste podatke kao i ostale službe: jedan karton, jedna naplata, ali odvojen protokol i odvojene dozvole.

Kako je sve ovo riješeno u sistemu, uključujući uređive obrasce, brojače i rad sa firmama, piše na stranici Softver za medicinu rada. Tekst nije pravni savjet; za tumačenje propisa u konkretnom slučaju obratite se nadležnom organu.