Recepcija poliklinike: dnevna kasa, primopredaja i zajednički računar bez grešaka

Recepcija je najopterećenije radno mjesto u ustanovi i jedino kroz koje prolazi sve: telefon, pacijent na šalteru, raspored, kasa, firme, pitanja ljekara. Program koji recepciji ne pomaže tjera je da vodi paralelne sveske, a svaka sveska je greška u izvještaju mjesec dana kasnije. Ovaj tekst je o pet stvari koje sistem mora riješiti da recepcija radi bez svezaka.

Dnevna kasa iz uplata, ne iz spiska

Kasa na kraju dana treba da se složi sama, iz uplata evidentiranih tokom dana, po načinu plaćanja, po smjeni i po lokaciji. Ako recepcija na kraju dana pravi spisak „ko je šta platio“, već je kasno: razlika između spiska i novca se traži do uveče. Pravilno: svaka uplata se upiše u trenutku kad novac pređe šalter, vezana za račun i pacijenta; predračuni i uplate firmi ne ulaze u dnevnu kasu nego u svoje evidencije; na kraju smjene izvještaj se štampa i smjena se predaje.

Brana naplate: termin bez ishoda

Najčešći izvor „nestalog“ novca nije krađa nego termin koji je prošao bez ishoda. Pacijent je došao, pregled je obavljen, a račun nije izdat jer je u gužvi zaboravljen. Sistem mora na kraju dana pokazati svaki termin bez ishoda, došao ili nije došao, naplaćeno ili nije, i ne dozvoliti da dan prođe dok se ne zatvori. To je pola sata manje posla uveče i tačan izvještaj ujutro.

Dijeljeni računar i smjene

Za istim računarom radi jutarnja i popodnevna smjena. Ako se smjene ne odjavljuju, sve radnje idu na prvu osobu, kasa po smjeni ne postoji, a evidencija pristupa laže. Rješenje je u sistemu, ne u disciplini: prijava koja traje dok je pretraživač otvoren, potvrda identiteta kad se neko vrati na računar poslije pauze, automatska odjava poslije neaktivnosti, i vlastiti nalog za svakog zaposlenog bez izuzetka.

Raspored koji recepcija vidi cijeli

Vremenska linija sa svim ljekarima, salama i aparatima na jednom ekranu, tipovi termina sa bojama i trajanjem koje ustanova sama definiše, upozorenje na konflikt sale, lista čekanja za otkazane termine i grupno prezakazivanje kad ljekar ne radi. Recepcija koja to ima ne zove pacijente jednog po jednog kad se raspored sruši.

Dozvole: tačno onoliko koliko treba

Recepcija treba termine, prijem, kasu i kontakte pacijenata. Ne treba nalaze, plate ni tuđe izvještaje. Dozvole po ulozi to omogućavaju bez ograničavanja rada: recepcija vidi da nalaz postoji i da je potpisan, ali ne i sadržaj, osim ako uprava odluči drugačije. Isto važi i obrnuto: ljekar ne treba da vidi kasu.

Male stvari koje recepcija cijeni

• pacijent se prepoznaje po telefonu kad nazove, sa istorijom na ekranu
• potvrda i uputnica se štampaju iz kartona, sa brojem, bez Worda
• firma se prepoznaje na prijemu, pa radnik ne objašnjava ko plaća
• interna poruka ljekaru „pacijent čeka“ umjesto hodanja do ordinacije
• tiket podršci sa ekrana na kome je problem nastao

Lista za provjeru

• Nastaje li dnevna kasa iz uplata, po smjeni i lokaciji?
• Postoji li brana za termine bez ishoda?
• Kako sistem rješava dijeljeni računar i smjene?
• Vidi li recepcija cijeli raspored i listu čekanja na jednom ekranu?
• Mogu li se dozvole recepcije podesiti bez programera?

Kako je recepcija riješena u sistemu, od vremenske linije do kase, piše na stranici Zakazivanje pacijenata i u katalogu modula.